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会议纪要的写作方法与技巧

会议纪要的写作方法与技巧

会议纪要作为一种法定公文,可以多向行文。可以是上行文,向上级机关汇报会议情况,得到上级机关对工作的指导;可以是平行文,向同级机关通报会议情况,得到同级机关的支持和配合;可以是下行文,向下级机关传达会议精神,统一思想认识,严格贯彻落实。

撰写会议纪要,是公文写作的基本功,想要写出高质量的会议纪要,必须掌握一些写作方法和技巧。

一是总体概述法。把会议的总体情况和进展过程、讨论和研究的主要问题、与会人员的发言和认识、会议议定的有关事项yb亚博网站、解决问题的措施、办法和要求等,用概括叙述的方法进行整体阐述和说明。

该写法适用于小型会议,会议讨论的问题相对比较单一集中,与会人员的意见比较统一,会议要求也容易贯彻和落实,会议纪要篇幅相对比较短小。

二是分项叙述法。对于大中型会议或议题较多的会议,一般采取分项叙述的方法,即把会议内容分为几个大的问题,加上标号和小标题,分项来写。

该写法侧重于阐述和分析,内容较为全面,问题分析比较细,对会议召开的目的、意义、问题的现状分析得比较透彻,对工作目标、工作任务、政策措施等阐述得更加到位。对于需要基层全面领会、深入贯彻的会议,一般采用这种写法。

三是发言提要法。把每个参会人员具有典型性、代表性的发言加以整理,提炼出内容要点,体现出精神实质,然后按照发言顺序,或者不同的会议内容,分别进行阐述和说明。

该写法能够如实地反映与会人员的发言和意见。对于那些根据有关规定要求,需要了解与会人员不同意见的会议,多采用这种写法。

一是“快”。会议纪要讲究时效性,会议结束后需要马上落实,会议纪要就是落实会议精神的主要依据,如果发布太晚就会失去其价值和意义。

所以,会议纪要必要在会议结束后尽快完成,其审批流程也必须迅速及时。通常情况下,重要紧急会议当天印发或隔天印发,一般会议三天左右印发纪要。

二是“全”。会议纪要内容要全面、完整,不能丢项、落项,也不能多项。对于一些临时加入的会议议题,部署的一些工作任务,也要完整地写入纪要中。

为了便于撰写和查阅,可以按照一事一标题或一事一段的格式去撰写,根据议题的重要程度和类别进行排列。会议未讨论通过的议题不要写入会议纪要中。

三是“准”。会议纪要一定要准确。内容要准,会议议定的重要事项,比如经费、时限、责任人等一定要准确地记录下来,不能有丝毫出入。用语用准,对参会人员所说的专业术语、专有名词一定要表达准确,对于一些不规范简称或俗称,要注意核实订正。

四是“实”。会议纪要语言要清晰、简练、准确、平实,不能掺杂任何个人的感情和看法。讨论决定的事项,只写最终的结果,不必写讨论过程;传达的会议精神、上级文件或领导指示,要抓住重点,避免空话和套话;只写会议提出的要求和部署的任务,能从其他文件、资料中查到的内容一般不写。

五是“借”。有些会议信息量大,需要占有的资料很多,必须把与会议相关的材料、领导讲话、录音录像等资料收集齐全,并进行认真筛选、总结提炼、消化吸收、合理排列组合,把这些有用的资料借用到会议纪要的内容中。在使用资料时一定要敢借、会借。

六是“改”。借用的资料一定要经过加工处理,对于领导脱稿部署的工作、提出的要求,如果过于详细、层次不清或前后重复,就需要进行修改、加工和完善,然后把这些内容写入会议纪要中,这样既能体现领导的真实意图,又符合会议纪要准确、务实的基本要求。

会议记录是撰写会议纪要的基础。会议召开期间,一定要认真做好会议记录,详尽地占有各种材料。

会后要认真研究会议精神,抓住会议的主要内容,分析会议的重要观点,对所拥有的材料进行正确地取舍,合理地删减,做到有的放矢,针对性和可操作性强。

写会议纪要,一定要注意突出中心,围绕会议的主题,把会议讨论的各项议题和事项真实地反映出来,把做出的决定,制定的措施,真实地呈现出来,吸收正确的意见,忠于会议的实际内容,做到条理化、理论化,真正体现与会者的共同意志。

会议纪要的落款应该是全体与会单位,所以一般不写落款,不加盖公章。会议纪要下发后,与会者便可依照执行。

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